これでもう怖くない！電話対応のアレコレ
電話対応が苦手な看護師へ
これでもう怖くない！電話対応のアレコレ
電話対応のスキルを磨くコツを紹介します。まずは、自分が苦手意識を持っている理由を探りましょう。理由が分かればどのように対処すればいいかが見えてきます。例えば、失敗するのが怖い人は完璧主義者であることが多いです。電話の相手よりも自分のことで頭がいっぱいになっている状態なので、相手のことを優先して考える意識を持つとスムーズに会話ができるようになるでしょう。身近に電話対応が上手な人がいるなら、それを参考にするのもおすすめです。
電話対応が苦手な人は、自分がなぜ苦手意識を持ってしまうのかを理解するところから始めましょう。まず挙げられるのが、「上手に対応できないかもしれないというプレッシャー」です。特に新人の頃は分からないことが多く、不安な気持ちになります。また、「即座に返答しなければならない緊張感」もあります。メールやLINEとは違い、時間を置くことができないので焦ってしまいます。その他にも「仕事に集中できない」「電話そのものに慣れていない」などの理由が挙げられます。
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電話対応が苦手な人の克服法をタイプ別に紹介します。失敗するのが怖い人は、あらかじめ電話対応のマニュアルを作成しておきましょう。その上で、相手の話をしっかり聞く意識を持ってください。必要以上に気疲れしてしまう人は、自分のやるべきことを可視化しましょう。「誰に」「どのような用件で」「いつまでに」電話するかを明確にしておきます。そもそも人と話すのが苦手な人は、失敗するのが怖い人と同様にマニュアルを用意しておきましょう。
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電話対応のスキルを磨く最も手っ取り早い方法は、上手な人の真似をすることです。電話対応が上手な人は言葉がスムーズに出てきます。これは元々喋るのが上手いというわけでなく、マニュアルに沿って会話をしていく中で自然と身についたものです。マニュアルと聞くと堅苦しいイメージがありますが、電話は顔や仕草が見えないのでマニュアル通りでも問題ありません。相槌やクッション言葉を上手く活用している人や、相手への配慮がある人も好印象を持たれます。
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電話対応克服のコツをタイプ別に紹介しています。例えば、普段から人と話すことが苦手な人はマニュアルを用意して徐々に慣れるようにしましょう。また、日頃から周囲とコミュニケーションを取ることも大切です。
電話をかける際はいくつかのポイントをおさえる必要があります。例えば、目当ての担当者が不在だった場合にはそのまま電話を切るのではなく、戻り時間を尋ねた上でまたかけ直す旨を伝えるようにしましょう。