こちらから電話をかける際の電話対応のマナー

電話をかけるタイミング

できるだけ昼食時や朝・夜の業務時間外に電話をするのは避けましょう。また、週明けや連休明けの業務開始時間も伝達事項報告などで忙しい可能性が高いです。もし、朝・夜の業務時間外に電話をかけなければならない場合は必ず一言添えるようにしてください。就業前に電話をする場合は「朝早く恐れ入ります。」、就業後に電話をする場合は「夜分遅く恐れ入ります。」と言葉を添えましょう。

電話がつながった時の対応

電話をかけてつながった際には、最初に自分の所属と名前を名乗り、その上で相手がいるかどうかを確かめてください。「○○病院の○○と申します。いつもお世話になっております。」と名乗ってから「○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」と続けます。

担当者が出た後

目当ての人が電話に出た際にはもう一度所属と名前を伝え、簡潔に用件を伝えましょう。「お世話になっております。○○病院の○○と申します。○○の件でご連絡させていただきました。少々お時間よろしいでしょうか。」と伝えます。この際、長引きそうな用件だった場合は「○○分ほどお時間よろしいでしょうか。」とあらかじめどの程度の時間が必要かを伝えると親切です。こういった細かい配慮が相手の印象を大きく左右します。

相手が不在だった時

相手が不在の時には戻り時間を尋ねた上で電話をかけ直す旨を伝えてください。「承知しました。お戻りは何時ごろのご予定でしょうか。」「それでは○○時頃にあらためてご連絡差し上げます。ありがとうございました。」と続けます。

先方の用件で電話をした場合

先方の用件で電話をかけ直す場合は、先方の用件で電話をしたことを最初に伝えます。「○○病院の○○と申します。いつもお世話になっております。○○部の○○様より先ほどご連絡をいただいた件で折り返しお電話させていただきました。」と伝え、もし先方が不在だった場合は折り返し連絡してもらうよう伝えます。「恐れ入りますが○○様のご都合がつく時間にお電話くださるようお伝えいただけますでしょうか。私は○○病院の○○と申します。電話番号は○○○○です。」と続けてください。

受話器を置く際の配慮

会話を終え、電話を切る際は受話器を雑に置かず、できればフックを押してから受話器を置くようにしてください。また、電話をかけた側から切るのが基本的なマナーです。ただし、相手がお客様の場合は相手が切ったことを確認してから受話器を置くようにしてください。