電話対応が苦手な人におすすめの克服法

失敗するのが怖い

このタイプは完璧主義で、プライドの高い人が多いです。電話の相手よりも、自分のことで頭がいっぱいになっている状態です。電話対応で大事なのは相手の話を正確に聞き取り、必要な情報を伝えることであるという点を忘れないようにしましょう。
具体的な克服法としては、電話対応のマニュアルを作成することをおすすめします。ある程度の会話をマニュアル化して覚えることで、電話対応のハードルはかなり下がるはずです。特定の業務でよく電話を使う際には特におすすめの方法です。また、自意識を捨てて電話口の相手のことを考える意識を持つようにしましょう。こちらから電話をする際は「用件が明確に伝わるように」、相手からかかってきた際には「用件を正確に聞き取るように」といった点を意識してください。多少つたない会話になったとしても、真剣に聞き取ろうとしている姿勢が伝われば悪い印象を持たれることはありません。また、メモを残すクセをつけるようにしましょう。

必要以上に気疲れする

このタイプはネガティブ思考な人が多いです。周囲に気を遣えるというのは長所ではありますが、電話対応においてはデメリットになることもあります。
具体的な克服法としては、自分のやるべきことを可視化することをおすすめします。いわゆる「ToDoリスト」を作成しましょう。「誰に」「どのような用件で」「いつまでに」電話をすべきかが明確になれば、やり取りが長引くことはありません。また、メンタルトレーニングを取り入れるのもいいでしょう。「自分は自分、他人は他人」という考えを身につけることができれば、必要以上に気を遣わなくて済みます。

そもそも人と話すことが苦手

このタイプは内向的で自分に自信がない人に多いです。電話対応に限らず、日頃から人間関係に悩んでいる人も少なくないでしょう。
このタイプの人も、マニュアルを作成するのがおすすめです。マニュアルと聞くと形式的でマイナスなイメージを持つかもしれませんが、決してそうではありません。相手の話を正確に聞き取り、自分の意思を伝えるために必要なのであれば積極的に取り入れるべきです。また、慣れてくれば自然に会話できるようになります。日頃から意識して人とコミュニケーションを取ったり、電話対応が上手な人の真似をしたりするのも効果的です。

電話の操作が苦手

若い世代に多いのがこのタイプです。慣れていない人は、まずは電話機の操作を覚えることから始めましょう。内線・外線のボタン操作や転送の手順などを確認してください。先輩にお願いして実践形式で練習するのもおすすめです。操作に慣れればある程度は落ち着いて対応できるはずなので、後は実践あるのみです。