電話対応が上手な人の特徴

言葉がスムーズに出てくる

電話対応が上手な人は言葉がなめらかに出てきます。これは、ある程度マニュアル化された内容に沿って会話しているためです。電話は表情や仕草が見えないので、マニュアル化された会話でも相手に堅苦しい印象を与えることはありません。マニュアルを覚えることで言葉がスムーズに出てくるだけでなく、会話の内容も組み立てやすくなります。また、相槌も「はい。」だけでなく「左様でございますか。」などといくつかバリエーションを用意しておくといいでしょう。
丁寧語・尊敬語・謙譲語といった言葉遣いを正確に使い分けることも大切です。間違った敬語を使うと、人によっては違和感を覚えてしまいます。とはいえ、咄嗟に正しい言葉遣いが出てこない時もあるでしょう。その際は最低でも「です」「ます」を徹底するように意識してください。

ボリューム調整が上手い

電話対応が上手な人は声のボリュームも丁度いいです。状況によっては周囲の音が大きいこともあるでしょう。その際は意識していつもより大きい声で話すようにしてください。また、語尾を上げることで爽やかな印象を与えられます。語尾を伸ばすとだらしない印象を与えるので、短くハッキリ発音するようにしてください。

相手への配慮がある

相手への配慮を忘れないことも大切です。時間は有限なので、必要以上に電話を長引かせてしまうのはよくありません。何の用件で電話をかけたのかを明確にして、早い段階で目的を伝えましょう。その際に「○○分ほどお時間よろしいでしょうか。」などと相手の都合を配慮した言葉を添えると、いい印象を与えられます。また、電話を切る際には「お忙しいところお時間をいただきましてありがとうございました。」と伝えるようにしてください。

基本的なビジネスマナーが身についている

電話対応が上手な人は基本的なビジネスマナーが身についています。言葉遣いだけでなく、担当者に取り次ぐ際には「少々お待ちください。」と一言添えてから保留にするなど、最低限のマナーが必要です。

クッション言葉を用いる

電話をしている相手に依頼やお断りをする際はクッション言葉を使ってください。クッション言葉とは「恐れ入りますが」「申し訳ありませんが」「よろしければ」などの言葉です。これらの一言があるだけで、印象を柔らかくしつつ自分の意見をスムーズに伝えることができます。もちろん、文脈に合ったクッション言葉でなければ意味がありません。どういった時にはどのような言葉が適切なのかを、電話対応が上手な人に直接聞いてみましょう。