電話対応のマナーは社会人として必須

なぜ電話対応が重要なのか

顔が見えない相手とのやり取りだからこそ、電話対応のマナーは重要です。社会人として必須のマナーであり、知らないと自分が恥をかくだけでなく職場や相手にも迷惑がかかります。社会人の常識ともいえる正しい電話対応の心構えをおさえておきましょう。

組織の代表として

電話対応をしている自分はあくまで「組織の中の一人」かもしれませんが、相手にとっては「組織の代表」です。そのため、マナーがなっていないと自分の所属する組織全体のイメージを損ねてしまいます。逆にいえば、電話対応がしっかりしていれば好印象を与えられるということです。相手が気持ちよく電話を切れるように心がけましょう。

声のトーンを意識して

電話での会話は対面で話すのとは違い、聞こえづらい声のトーンが存在します。特に極端に声が高い、あるいは低い人は聞き取れないことが多いので注意しましょう。通常の声が高い人はトーンを下げ、逆に低い人はトーンを上げるように意識してください。また、明るいトーンで話すことも大切です。

ボリュームの調整も必要

声のボリュームも重要です。うるさすぎるのはよくありませんし、だからといって小さすぎても聞こえません。声が大きすぎるとうるさいだけでなく、音が割れて聞き取りづらくなってしまいます。声が小さいと伝えたいことが伝わらず、双方にストレスがかかります。日常会話で声が大きい、あるいは小さいと言われる人は、意識して声のボリュームを調整しましょう。

早口にも注意

声のトーンやボリュームが完璧でも、スピードが早すぎると情報が正確に伝わりません。何度も聞き返さなければならず、ストレスがたまります。電話での会話は、通常よりも若干スピードを落として話すようにしてください。日常的に早口を指摘される人はより一層スピードを落として話しましょう。

必ず丁寧な口調で対応する

その組織の代表として電話をするため、もし相手が偉い人で電話対応の印象が悪かった場合、後々組織そのものにダメージを与えることになるかもしれません。そのため、電話の相手が誰であっても丁寧な口調で対応することを心がけてください。専門用語を多発するのもよくありません。分かりやすい言葉を選びながら会話をしましょう。